Das "Arbeitszeitinventurmodell"

Das "Arbeitszeitinventurmodell"

Neulich erst sagte ein befreundeter Manager zu mir: „Unglaublich wie die Zeit verfliegt. War nicht eben erst Neujahr? Ich hatte mir so viel vorgenommen und jetzt sind schon wieder die ersten 6 Wochen des neuen Jahrs rum…“

Vielleicht kennen ja auch Sie dieses Gefühl, wenn die Zeit zu rasen scheint und gut gemeinte Vorsätze im Arbeitsalltag untergehen, weil der eigene Terminkalender übervoll ist und man trotzdem sich fragt, was man eigentlich in der zurückliegenden Woche geschafft hat.

Ich möchte Ihnen gerne einen Lösungsansatz vorstellen, um einen gefühlt zu vollen Terminkalender zu verschlanken und neu zu fokussieren.

Ich nenne diese Methode das „Arbeitszeitinventurmodell“ und setze sie gerne und erfolgreich in Einzelcoachings oder Workshops ein, wenn es darum geht, Arbeitszeit zu analysieren und zielgerichtet einzusetzen. Die Methode besteht aus vier Schritten.

Schritt 1: Was mache ich so in der Woche?

Zeichnen Sie auf ein A4 Blatt einen großen Kreis. Dieser steht für die Arbeitszeit, die Ihnen insgesamt in einer Woche zur Verfügung steht. Machen Sie auf einem zweiten Blatt eine Liste mit den Aufgaben und Tätigkeiten, die sie typischerweise in einer Woche erledigen. Es geht dabei weniger darum, akribisch alle Tätigkeiten zu dokumentieren, sondern eher darum die wesentlichen Blöcke zu identifizieren. Tragen Sie nun jede Tätigkeit als ein Tortenstück in dem großen Kreis ein. Die Größe des Tortenstücks richtet sich danach, wie groß der Anteil der Tätigkeit an der gesamten Arbeitszeit ist. Wenn Sie alle Tätigkeiten übertragen haben, sollte der Kreis ausgefüllt sein, anderenfalls stellen Sie den Rest als einen Block mit dem Namen „Sonstiges“ dar. Markieren Sie am besten in Ihrer Lieblingsfarbe die Tortenstücke, die Tätigkeiten darstellen, die Sie gerne machen und beibehalten möchten.

Schritt 2: Was können andere Menschen übernehmen?

Schauen Sie sich nun die anderen Tätigkeiten an. Welche davon könnten Sie an andere Menschen delegieren? Markieren Sie diese in einer anderen Frage. Vielen Menschen fällt es schwer Aufgaben loszulassen und an jemand Anderen zu delegieren. Teils weil sie denken, dass sie die Aufgabe selbst am besten erledigen können oder dass sie schneller wären, wenn sie es selbst machte oder dass es niemanden gibt, der es machen könnte oder dass die Zeit grade ungünstig ist, um die Aufgabe abzugeben. Seien Sie in diesem Schritt ehrlich zu sich selbst und hinterfragen Sie kritisch, ob es sich bei Gegenargumenten nicht vielleicht um Scheinargumente handelt. Finden Sie geeignete Kandidaten, die sie abgeben können und tun sie dies dann auch. Bei der einen oder anderen delegierten Aufgabe kann es sich – wenn Sie Zweifel haben –durchaus um eine Art Testballon handeln, d.h. Sie probieren das Delegieren testweise aus und analysieren danach das Ergebnis und korrigieren falls notwendig.

Schritt 3: Was gehört auf meine persönliche Stoppliste?

Markieren Sie jetzt in einer dritten Farbe alle Tätigkeiten, die bei kritischer Betrachtung überhaupt nicht mehr erfolgen sollen. Diese Tätigkeiten schreiben Sie auf eine separate Stoppliste, die Sie an einem Ort platzieren, den Sie täglich im Blick haben. Seien Sie konsequent, wenn es darum geht, diese Tätigkeiten in der Praxis abzuschalten beziehungsweise zu stoppen.

Schritt 4: Was mache ich mit der gewonnenen Zeit?

Wenn Sie erfolgreich Tätigkeiten identifizieren konnten, die Sie zukünftig entweder delegieren oder ganz stoppen werden, haben Sie jetzt Zeit gewonnen. Glückwunsch! Verfallen Sie nun nicht sofort in den Reflex, die gewonnene Zeit mit neuen Tätigkeiten aufzufüllen, sondern genießen Sie die entstandene Lücke, die erheblich zur persönlichen Stressreduktion beitragen kann. Und wenn Sie die Lücke doch bewusst auffüllen möchten, dann ja vielleicht mit Tätigkeiten, die Ihnen persönlich gut tun.

Und dabei wünsche ich Ihnen viel Erfolg.